Anggaran
Biaya Administrasi
( Untuk Memenuhi
Tugas Mata Kuliah Penganggaran Perusahaan)
Dosen Pengampuh:
NUR KHAMISAH, S.E., M.SC
Oleh
: KELOMPOK 4
|
Bernard Pundang Yessi Intan Febriani |
01010582024128 01010582024135 |
|
Nadinta Ayu Putry |
01010582024136 |
|
Kelpin Dwi Amanda Widya Kartika Muhammad Dzaky Abdurrahman |
01010582024138 01010582024146 01010582024149 |
PROGRAM STUDI D3
AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS
SRIWIJAYA PALEMBANG
2022
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................... 3
1.1 Latar Belakang...................................................................................................... 3
1.2 Rumusan Masalah................................................................................................. 3
1.3 Tujuan.................................................................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................... 4
2.1 Definisi dan Manfaat Anggaran Administrasi .................................................... 4
2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Anggaran Administrasi ........................... 8
2.3 Langkah-Langkah Penyusunan Anggaran Administrasi .................................. 8
BAB III KESIMPULAN........................................................................................................ 13
3.1 Kesimpulan.......................................................................................................... 13
BAB IV DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................. 14
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Fungsi
administrasi adalah meliputi fungsi yang
berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan
dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan agar dapat
berhasil-guna (efektif) dan berdaya-guna (efisien). Aktivitas fungsi ini
bermanfaat untuk fungsi produksi dan fungsi pemasaran akan tetapi tidak dapat
diidentifikasikan manfaatnya secara langsung dengan fungsi produksi maupun
fungsi pemasaran.
Bagian
atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi
administrasi misalnya:
1.
Direktur
dan Staf
2.
Bagian
umum dan personalia
3.
Bagian
humas dan hukum
4.
Bagian
keuangan & akuntansi
Dari fungsi administrasi tersebut diatas dapat didefinisikan
pengertian biaya administrasi sebagai
berikut:
“Biaya administrasi adalah semua biaya yang terjadi dan
berhubungan dengan fungsi administrasi . Meliputi biaya dalam rangka penentuan
kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan
perusahaan secara keseluruhan.”
1.2 Rumusan Masalah :
Adapun rumusan masalah dalam makalah
ini yakni sebagai berikut:
1. Apa Definisi dan Manfaat Anggaran Biaya Administrasi ?
2. Apa Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Anggaran Biaya
Administrasi ?
3. Apa Langkah-Langkah Penyusunan Anggaran Biaya
Administrasi ?
1.3 Tujuan :
Adapun tujuan dalam pembuatan makalah
ini ialah sebagai berikut:
1.
Mengetahui Definisi
dan Manfaat Anggaran Biaya Administrasi .
2.
Mengetahui Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Anggaran Biaya
Administrasi .
3.
Mengetahui
Bagaimana Langkah-Langkah Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi .
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi dan Manfaat
Anggaran Biaya Administrasi
Menurut Munandar
(2003, hal 187) pengertian anggaran biaya administrasi adalah Anggaran yang
merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya
lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya
meliputi rencana tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi,
dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang
masing-masing dikaitkan dengan
tempat
(departemen) dimana biaya administrasi tersebut terjadi.
Anggaran biaya umum
adalah anggaran yang berisi semua biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan
untuk direksi dan stafnya, bagian keuangan dan bagian administrasi.
Anggaran administrasi
yaitu anggaran yang berisi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk
kegiatan-kegiatan yang menunjang usaha
perusahaan diluar kegiatan pabrik. Anggaran biaya administrasi merupakan anggaran yang disusun secara
terperinci tentang besarnya biaya administrasi perusahaan dan biaya-biaya lain
untuk keperluan secara keseluruhan dari perusahaan.
Bersama-sama dengan
anggaran distribusi, maka anggaran biaya umum dan administrasi ini akan
membentuk anggaran biaya operasional (operating expense budget).
Hal ini menggambarkan
bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi menjadi beberapa bagian, maka
rencana tentang biaya administrasi dan masingmasing bagian tersebut juga harus
diperinci dan dipisahkan secara jelas.
Termasuk dalam beban
ini adalah:
1. Gaji pegawai
bagian adminstrasi
2. Biaya tulis
menulis
3. Penyusutan atau
depresiasi bangunan kantor
4. Penyusutan atau
depresiasi inventaris kantor
5. Biaya telefon
6. Biaya listrik
7. Gaji pimpinan
perusahaan dan staf, dan lain-lain
Biaya operasi ini
sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya biaya
operasi ini tergolong pada biaya variabel. Ada beberapa bagian yang biasanya
dipergunakan dalam kantor administrasi
antara lain :
1. Bagian secretariat
2. Bagian keuangan
3. Bagian
perlengkapan
4. Bagian personalia
5. Bagian perhubungan
Beberapa sub bagian
yang biasanya terdapat dalam perusahaan, antara lain :
1.
Sub bagian
Kesekretariatan (Tata Usaha)
yang bertanggung jawab dan menangani
urusan surat menyurat, dokumentasi dan kearsipan.
2.
Sub bagian
pembukuan(Akuntansi)
yang bertanggung jawab dan menangani
urusan pencatatan pembukuan (akuntansi) dan beberapa masalah keuangan
3.
Sub bagian Rumah
Tangga
yang bertanggung jawab dam mengani
urusan kebersihan (baik diruangan atau diluar ruangan). Urusan penyediaan
komsumsi bagi karyawan, urusan penyuambutan serta penyediaan akomodasi
4.
Subbagian
perlengkapan
yang bertanggung jawab dan menangani
urusan perlengkapan dan keperluan-keperluan kantor administrasi
5.
Subbagian hubungan
Masyarakat (Humas)
yang bertanggung jawab menjadi
penghubung serta menjembatani antara perusahaan sdengan pihak luar, seperti
misalnya pejabat birokrasi, relasi, perusahaan, organisasi dan lembaga
masyrakat dan sebagainya.
Sebelum menyusun anggaran, tentunya kita harus memahami terlebih
dahulu tujuan dan fungsi anggaran itu disusun. Dalam hal ini, terdapat beberapa
tujuan penyusunan anggaran, diantaranya:
- Untuk menyatakan harapan atau
sasaran perubahan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghndari
kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
- Untuk mengkomunikasikan harapan
manajemen kepada pihak-pihak yang terkait sehingga anggaran dimengerti,
didukung dan dilaksanakan.
- Untuk menyediakan rencana rinci
mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan
pengarah yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan
perusahaan.
- Untuk mengkoordinasikan
cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya.
- Untuk menyediakan alat pengukur
dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan
informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
Sedangkan fungsi penyusunan anggaran
yaitu untuk:
1. Perencanaan
a.
Membantu
manajemen meneliti dan mempelajari segala masalah yang berkaitan dengan
aktivitas yang akan dilaksanakan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan
kegiatan, manajer mengadakan penelitian dan pengalaman-pengamatan terlebih
dahulu.
b.
Mengerahkan
seluruh tenaga dalam perusahaan yang menentukan arah/kegiatan yang paling
menguntungkan agar RKAP yang disusun untuk waktu panjang dan schedule yang
teratur, akan sangat membantu dalam mengeragkan secara tepat tenaga-tenaga
kepala bagian, salesman, kepala cabang dan semua tenaga operasional.
c.
Membantu
menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan (polities) perusahaan.
d.
Membantu
menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja
yang baik akan mengakibatkan dapat dihindarkannya kelebihan dan kekurangan
tenaga kerja.
e.
Mengakibatkan
pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusunnya perencanaan
yang terperinci dapat dihindarkan biaya-biaya yang timbul karena kapasiras yang
berlebihan.
2.
Koordinasi
(coordinating)
a. Membantu mengkoordinasi
factor manusia dengan perusahaan. Maksudnya adalah seringkali terjadi kasus
dimana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukan di tahun-tahun mendatang.
Maka dari itu, penyusunan rencana yang terperinci (berupa anggaran) membantu
manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali merasa adanya hubungan
antara kemampuannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.
b. Menempatkan penggungaan modal
pada alternative-alternatif yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan
program-program perusahaan. Sebelum perusahaan membelanjakan uangnya, sebaiknya
perusahaan terlebih dahulu memilih alternatif-alternatif yang paling
menguntungkan atau sesuai dengan program perusahaan.
c. Mengetahui
kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Mengapa? Karena setelah rencana yang baik
disusun dan kemudian dijalankan, kelemahan-kelemahan dapat dilihat untuk
diperbaiki.
3.
Pengawasan
(Controlling).
a. Pengawasan dapat melaksanakan
tugasnya melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara
membandingkan realisasi dengan RKAP dan melakukan tindakan perbaikan apabila
dipandang perlu.
4. Motivasi. Anggaran memotivasi para
pelaksananya dalam melaksanakan tugas-tugas untuk mencapai tujuan.
5. Komunikasi. Meliputi penyampaian
informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi, kebijaksanaan, rencana,
pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi.
6. Pendidikan. RKAP mendidik para manajer
mengenai bagaimana bekerja secara terinci pada ousat pertanggungjawaban yang
dipimpinnya.
Adapun kegunaan atau manfaat dari
anggaran biaya administrasi secara umum
memiliki kegunaan sebagai kegunaan manajerial, yaitu:
1.
Sebagai
perdoman kerja
2.
Sebagai
alat manajeman untuk menciptakan koordinasi kerja
3.
Sebagai
alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja
4. Secara khusus mempunyai kegunaan antara lain sebagai dasar untuk menyusun budget kas karena sebagian dari biaya administrasi memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas. Sedangkan sebagian lagi dari biaya administrasi tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari aktiva tetap yang ada di lingkungan bagian administrasi.
2.2 Faktor-Faktor yang
Mempengaruhi Anggaran Biaya Administrasi
Dalam
penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi
penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain :
1.
Anggaran
penjualan
2.
Anggaran
unit yang diproduksikan
3.
Berbagai
standar yang telah ditetapkan perusahaan
4.
System
pembayaran upah (gaji)
5.
Metode
depresiasi
6.
Metode
alokasi biaya
Sangat
penting mengetahui faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran agar bisa meminimalisir resiko yang
mungkin terjadi. Berikut adalah faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran:
1.
Faktor
internal
·
Data
penjualan pada tahun-tahun yang lalu
·
Kebijaksanaan
perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran yang
dijual, dan sebagainya.
·
Kapasitas
produksi yang dimiliki perusahaan
·
Tenaga
kerja, modal kerja dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki perusahaan
2.
Faktor
eksternal
·
Keadaan
persaingan
·
Tingkat
pertumbuhan penduduk
·
Tingkat
penghasilan masyarakat
2.3 Langkah-Langkah
Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi
Langkah-langkah
dalam rangka penyusunan standar biaya administrasi adalah sebagai berikut:
1.
Observasi
dan analisa pendahuluan
Langkah
ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih
luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi serta untuk membantu mengeliminasi
kelemahan-kelemahan yang sifatnya routine.
2.
Memilih
fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya
Standar
biaya administrasi hanya dapat disusun
untuk fungsi atau kegiatan yang presentasinya dapat diukur secara pasti, dalam
bentuk satuan standar pengukur.
3.
Penentuan
satuan standar pengukur kegiatan
Satuan
standar pengukur untuk suatu bagian atas sub-bagian kegiatan administrasi umum
tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang
bersangkutan, sehingga dapat dipakai alat mengukut prestasi.
4.
Menentukan
metode dan perhitungan dasar
Penelitian
gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dari fungsi
administrasi ynag dapat disusun
standarnya. Atas dasar penelitian gerak dan waktu tersebut disusun anggaran
biaya dan dihitung besarnya biaya standar.
5.
Testing
atas biaya standar
Setelah
biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk
mengetahui apakah praktis dipakai.
6.
Aplikasi
akhir
Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutseraan para pelaksana, sesuai dengan tanggungjawab atas pekerjaannya masing-masing, karena yang akan diukur prestasinya adalah para pelaksana tersebut.
Berikut contoh perhitungan anggaran biaya
administrasi yang dilakukan pada PT.
Tintamas:
PT. Tintamas,
sebuah perusahaan produsen pulpen yg berlokasi di Jakarta. Pada bulan Nopember
2009, kantor administrasi perusahaan ini membuat anggaran berkaitan dengan
rencana kerja tahun 2010 untuk mendukung seluruh aktivitas perusahaan dalam
mencapai tujuannya. Pada tahun 2009, biaya yang dikeluarkan untuk
administrasi adalah sebagai berikut:
·
Gaji 4 staf
administrasi sebesar Rp 96.000.000;
·
Gaji 2 manajer sebesar Rp 72.000.000;
·
Gaji direktur sebesar Rp 84.000.000;
·
Biaya sewa kendaraan sebesar Rp 36.000.000;
·
Biaya urusan hukum Rp 24.000.000;
·
Biaya korespondensi Rp 6.000.000;
·
Biaya telpon Rp 12.000.000;
·
Biaya listrik Rp 18.000.000;
·
Biaya alat tulis dan cetak Rp 12.000.000;
·
Biaya penyusutan gedung kantor Rp 15.000.000;
·
Biaya penyusutan kendaraan Rp 24.000.000;
·
Macam-macam
biaya administrasi sebesar Rp 9.000.000.
Untuk tahun 2010, perusahaan menganggarkan kenaikan biaya
admnistrasi . Perubahan tersebut mencakup hal-hal berikut:
·
Kenaikan gaji staf adm sebesar 20%
·
Kenaikan gaji manajer dan direktur masing-masing sebesar 20% & 15%
·
Direncanakan merekrut 2 orang staf administrasi baru, dengan gaji per bulan
sebesar Rp 1.500.000 / orang
·
Tarif listrik diperkirakan akan naik sebesar 20%
·
Biaya-biaya yg lain diperkirakan tidak berubah.
Berdasarkan
data dan keterangan tersebut, maka biaya administrasi PT. Tintamas dapat disusun sebagai berikut:
·
Gaji 4 orang staf administrasi direncanakan naik
sebesar 20%, maka anggaran biaya gaji untuk 4 orang staf ini adalah sebesar
= Rp 96.000.000 x
120% = Rp 115.200.000
Ditambah dengan rencana penambahan 2 orang staf
baru dgn gaji per bulan masing-masing sebesar Rp 1.500.000 per orang
= 2 x 12 bulan x Rp
1.500.000 = Rp 36.000.000
Sehingga total gaji staf adm yg dianggarkan utk
thn 2010 sebesar =
Rp 115.200.000 + Rp 36.000.000 = Rp 151.200.000
·
Gaji manajer direncanakan naik sebesar 20%, maka
anggaran gaji manajer adalah sebesar = Rp 72.000.000 x 120% = Rp 86.400.000
·
Gaji direktur direncanakan naik sebesar 15%, maka
anggaran gaji direktur adalah sebesar = Rp 84.000.000 x 115% = Rp 96.600.000
·
Biaya listrik diperkirakan naik sebesar 20%, maka
biaya listrik yg dianggarkan utk tahun 2010 adalah sebesar = Rp
18.000.000 x 120% = Rp 21.600.000
·
Karena biaya-biaya yg lain diperkirakan tidak
berubah jumlahnya, maka total biaya adm yg
dianggarkan utk tahun 2010 adalah sebesar Rp 469.800.000.
Biaya administrasi
cenderung memiliki sifat tetap, sehingga relatif tidak dipengaruhi
secara langsung oleh tingkat aktivitas tertentu. Karena itu biaya
administrasi cenderung dialokasikan
dalam jumlah yang sama dari bulan ke bulan, kecuali terdapat rencana kerja yang
khusus pada bulan tertentu.
Dalam kasus PT. Tintamas, anggaran biaya
administrasi tahunan dibagi secara
merata pada setiap bulan yang ada.
Gaji staff administrasi misalnya, dianggarkan sebesar
Rp. 151.200.000 dalam satu tahun. Biaya satu tahun ini dibagi dengan 12 bulan,
sehingga menghasilkan biaya sebesar Rp. 12.600.000 per bulan. Setelah semua
jenis biaya administrasi dihitung dengan
cara yang sama, maka akan menghasilkan biaya administrasi pada bulan Januari sebesar Rp. 39.500.000.
Demikian pula dengan bulan-bulan berikutnya.
Untuk triwulan kedua, biaya bulanan
tersebut dikalikan dengan 3 bulan. Demikian pula untuk triwulan ketiga dan
keempat, sehingga akhirnya akan menghasilkan anggaran biaya administrasi total untuk tahun 2010 sebesar Rp.
469.800.000.
KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
Anggaran biaya umum adalah anggaran
yang berisi semua biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk direksi
dan stafnya, bagian keuangan dan bagian administrasi.
Anggaran administrasi yaitu anggaran
yang berisi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk
kegiatan-kegiatan yang menunjang usaha
perusahaan diluar kegiatan pabrik. Anggaran biaya administrasi merupakan
anggaran yang disusun secara terperinci tentang besarnya biaya administrasi
perusahaan dan biaya-biaya lain untuk keperluan secara keseluruhan dari
perusahaan.
Bersama-sama dengan anggaran
distribusi, maka anggaran biaya umum dan administrasi ini akan membentuk
anggaran biaya operasional (operating expense budget).
Biaya administrasi umum merupakan biaya
yang terjadi dibagian administrasi umum. Bagian ini pada umumnya merupakan
bagian yang terdiri dari beraneka ragam pekerjaan (selain pekerjaan pabrik dan
penjualan) dan karena banyaknya sering disebut sebagai bagian umum. Sesuai
dengan namanya yaitu bagian administrasi umum, maka bagian ini akan mengurusi
masalah-masalah administrasi perusahaan (kecuali administrasi penjualan dan
administrasi pabrik) serta hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan
perusahaan secara umum.
Fasilitas-fasilitas perusahaan untuk
para karyawan baik dari pimpinan perusahaan sampai dengan karyawan yang paling
bawah akan diurusi didalam bagian ini. Dengan demikian maka besar dan kecilnya
suatu perusahaan akan mempengarhi banyak dan sedikitnya serta kompleks dan
tidaknya permasalahan yang timbul didalam bagian administrasi umum ini.
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan dan Marwan Asri.
2008. Anggaran Perusahaan. Penerbit
BPFE:
Yogyakarta.
Haruman,Tendi dan Sri Rahayu. 2007. Penyusunan Anggaran Perusahaan. Penerbit
Graha
Ilmu:
Yogyakarta.
Inayati, Silviani. 2013. Hal-Hal Penting dalam Penyusunan Anggaran.
(https://www.kompasiana.com/sinaynf/565c89a552937303161cbef4/halhal-penting-dalam-penyusunan-anggaran?page=1 di akses pada tanggal 15 Oktober 2022)
Rafita, Anggraini. 2016. Biaya Administrasi dan Umum.
(http://anggrainirafita07.blogspot.com/2016/03/1.html?m=1 diakses pada tanggal 15
Oktober
2022)
Repository Universitas Riau. Anggaran Biaya Administrasi.
(http://repository.unri.ac.id di akses pada tanggal 15 Oktober 2022)
Rudianto. 2009. Penganggaran. Penerbit Erlangga: Jakarta.
Sherly Jihan. 2018. Penulisan Makalah.
){kind=link}